Quando quis entender as causas dos erros de projeto, uma das mais elencadas pelos engenheiros foi “a pressão do prazo”. Hoje vejo isso como mais uma ilusão... há MUITO MAIS em jogo!
Para ilustrar o cerne da questão que pretendo analisar neste texto, vou pedir que você imagine a seguinte sequencia de fatos:
1- Uma edificação com 15 pavimentos, pronta e ocupada a 5 anos, desaba e dezenas de pessoas morrem. Repercussão enorme nos meios de comunicação. A sociedade se emociona e clama por justiça.
2- Como de praxe, as causas técnicas da tragédia são apuradas pelos órgãos competentes.
3- Chega-se a conclusão precisa e inequívoca de que ocorreu um erro de projeto. Diversos pilares, nos primeiros pavimentos da estrutura, estavam detalhados com 10% da área de aço que seria necessária. Eles romperam e provocaram o colapso progressivo de toda a edificação.
4- O responsável pelo projeto estrutural é identificado, julgado e punido.
Em resumo, essa é a maneira como tradicionalmente lidamos com tragédias na nossa área: identificamos as causas técnicas, julgamos e punimos os responsáveis.
O que você acha desse procedimento? Ele é suficiente? É adequado? A comunidade técnica aprende com ele? Erros como este serão evitados no futuro por conta do que foi investigado? As punições que foram aplicadas inibem a ocorrência de novos erros?
Na minha opinião, agindo assim, jogamos fora, ou ignoramos, uma oportunidade EXTRAORDINÁRIA de aprendizado e continuamos distantes “anos-luz” de diversos aspectos fundamentais que PODEM E/OU PRECISAM evoluir na nossa área e que são fundamentais para tratar a questão “trabalho sob pressão”.
“Acreditamos” na figura do “Responsável Técnico”. Uma pessoa altamente capacitada e preparada para a responsabilidade que lhe foi atribuída. Como sociedade olhamos para ele dentro de uma perspectiva isolada, alguém que não pode cometer determinados tipos de falhas e que, caso as cometa, deverá arcar com as consequências.
Na aviação, uma das indústrias mais seguras do planeta, por muito tempo as coisas também funcionaram assim e podemos aprender algumas coisas com ela.
Já houve um tempo em que a ocorrência de um acidente aéreo era motivo para buscarem-se culpados e, consequentemente, puni-los.
Desde o início da aviação, até a década de 70, a preocupação com a segurança estava voltada para aspectos técnicos da operação. Isso resultou em esforços que conduziram a melhorias técnicas expressivas como, por exemplo, motores a jato, radares de voo e de solo, os pilotos automáticos e sistemas de gerenciamento da navegação e da comunicação.
Somente a partir daí e com a investigação de grandes catástrofes em que havia alta tecnologia envolvida, foi possível compreender que os acidentes têm sido causados por uma combinação de muitos fatores, cujas origens puderam ser encontradas na falta por considerar os fatores humanos durante fases de concepção e funcionamento do sistema.
Aqui tem uma chave!!! Só depois que os aspectos técnicos foram superados percebeu-se o impacto dos fatores humanos!
Percebeu-se a necessidade de entender como, em quais circunstâncias e o porquê os acidentes ocorriam, para que assim fosse possível chegar a um entendimento mais amplo a respeito dos riscos e da segurança.
Não bastava APENAS identificar os responsáveis, passou a ser necessário compreender exatamente em que circunstâncias os responsáveis cometiam erros e o porquê de os terem cometido. Os números variam conforme a fonte, mas indicam que a falha humana é apontada como componente principal em 80% dos acidentes aéreos.
A partir da década de 90 reconheceu-se que o ser humano não opera isoladamente e sim dentro de um contexto. Atualmente a Segurança de Voo procura equalizar os fatores técnicos, humano e organizacional com o propósito de atenuar os riscos de uma operação.
Isso é revolucionário!!! Se fizéssemos a transposição desta situação da aviação para a situação que vivenciamos nos escritórios de projeto, seria equivalente a querer entender em que circunstâncias ocorrem os erros de projeto:
- Esquecimento?
- Pressa?
- Não saber fazer?
- Revisão inapropriada?
- Pressão psicológica?
- Enviou a versão errada da planta para a obra?
- Ctrl+C, Ctrl+V?
- Celular distraiu?
- ????
- Quantas outras centenas de circunstâncias poderiam ocorrer com qualquer pessoa?
Estas questões vão muito além da Figura do responsável técnico. Passa a ser relevante compreender e atuar sobre as circunstâncias nas quais os projetos são elaborados.
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Alguns meses atrás, logo depois de um acidente aéreo no qual um piloto depressivo provocou a morte de 150 pessoas, li uma notícia que indicava que pesquisadores, estavam conduzindo estudos para conhecer de forma mais detalhada as reações fisiológicas e neurológicas de pilotos durante todo tipo de situação de voo, normais e emergenciais. Também estavam pretendendo desenvolver instrumentos que permitissem simplificar e melhorar o trabalho dos pilotos dentro da cabine de pilotagem.
Percebeu-se, por exemplo, que numa situação de grande tensão, um piloto pode involuntariamente ignorar sinais sonoros de alarme e focar-se apenas nos sinais visuais. Veja o que disse o pesquisador Mickael Causse, professor auxiliar de Neuroergonomia da Escola Superior de Aeronáutica e do Espaço sobre a pesquisa:
"Queremos compreender melhor o fator humano usando os instrumentos das neurociências, como a eletroencefalografia, a medida fisiológica do ritmo cardíaco, a transpiração, a pupila e o movimento dos olhos, para ver para onde olham os pilotos a cada momento. Usamos todas essas técnicas para perceber melhor o comportamento humano em condições difíceis, sob stress e cansaço, de modo a prevenir os acidentes”
Pra mim é impressionante constatar até que ponto os estudos sobre o funcionamento do Ser Humano têm avançado nesta área!
Reparou como eles falam de “comportamento humano em condições difíceis”? Eles não se referem a um “responsável técnico”, eles se referem à condição humana, o que implica em questões bem mais complexas e profundas.
Olha este outro dado: sabe-se que TOMADA DE DECISÃO, o passo final do processo cognitivo, é fator contribuinte em cerca de 40% dos acidentes aéreos. Um fator físico, psicológico ou emocional, que degrade qualquer porção do processo cognitivo, também levará a uma degradação do processo decisório.
ESTRESSE é um assunto levado a serio pelos pilotos, uma vez que problemas com julgamento, atenção ou concentração constituem grande risco à aeronave e às pessoas dentro dela. Sabe-se que ele pode afetar a cognição (percepção, conhecimento, memória, solução de problemas e tomada de decisão), as emoções e os comportamentos.
Sob condições de grande estresse, por exemplo, há uma tendência de minimizar, de simplificar a solução de problemas e a tomada de decisão, assim como de ignorar informações relevantes, ou seja, tomar o caminho mais curto e fácil. Muitos indivíduos sob condições de elevado estresse tendem a esquecer habilidades e procedimentos aprendidos, revertendo suas atitudes a antigos hábitos que podem não ser apropriados às circunstâncias.
Percebeu alguma familiaridade com as situações de projeto? ISSO É SÉRIO. Eu compararia fazer projeto sob pressão a algo como dirigir embriagado, nestas situações não estamos 100% aptos para exercer a função.
***
Dada a natureza extremamente complexa do nosso trabalho e a responsabilidade que carregamos por executá-lo, quando concordamos em trabalhar sob condições difíceis, sob estresse, também concordamos em correr os riscos que a nossa natureza humana nos impõe:
- Comprometimento da memória
- Comprometimento da capacidade de concentração
- Dificuldade em tomar decisões e fazer julgamentos
- Dificuldade para resolver problemas
- Tendência de minimizar e simplificar a solução de problemas
- Tendência a ignorar informações relevantes
- Comprometimento da habilidade de comunicação
- Repetição de antigos hábitos inapropriados para a situação
- Entre outros
Em outras palavras, se ignorarmos estes fatores ou se não adotarmos práticas e procedimentos de trabalho que realmente funcionem para minimizar seus efeitos, estaremos sendo negligentes em relação a eles.
E sobram fatores estressores... Alguns exemplos (muito além do que apenas a pressão do prazo), apenas para ilustrar o leque de coisas envolvidas:
Psicossociais:
- Conflitos no trabalho
- Baixa satisfação no trabalho
- Sentimento de falta de suporte
- Descontrole
- Doença ou morte na família
- Expectativas não realistas
- Problemas financeiros
- Solidão
- Baixa autoestima
Cognitivos:
- Falta de informação
- Sobrecarga de informações / Fadiga mental
- Tédio
- Medo
- Sentimento de Falta de suporte
- Alta carga de trabalho
Fisiológicos:
- Dieta pobre
- Fadiga muscular
- Privação de sono
- Doenças
Ambientais:
- Barulho
- Distrações
- Ambiente congestionado de pessoas
- Etc.
Na minha experiência as pessoas sabem ou sentem o quanto trabalhar “sob pressão” pode ser perigoso e costumam agir sobre isso apenas em termos de “bom senso”, fazendo o que acham conveniente para o momento, e isto é muito precário frente à responsabilidade e perigos associados.
Como diria um amigo meu: “Bom senso parece ser a substância mais abundante do planeta porque todo mundo acha que tem”.
Falando sério, não é assunto para “bom senso” nem para super-heróis que conseguem “lidar bem com a pressão”. Nem é um assunto de solução fácil. Há muito para ser construído nesta área. Por outro lado, temos exemplos belíssimos em outras áreas do conhecimento, respostas prontas, que podem ser elementos facilitadores para a incorporarão deste tipo de assunto ao nosso trabalho. Estou falando de vanguarda, de construir algo que ainda não existe no nosso meio.
Falando sério, não é assunto para “bom senso” nem para super-heróis que conseguem “lidar bem com a pressão”. Nem é um assunto de solução fácil. Há muito para ser construído nesta área. Por outro lado, temos exemplos belíssimos em outras áreas do conhecimento, respostas prontas, que podem ser elementos facilitadores para a incorporarão deste tipo de assunto ao nosso trabalho. Estou falando de vanguarda, de construir algo que ainda não existe no nosso meio.
Filosoficamente falando este assunto vai longe...
Enfim, dado o problema, precisamos atuar sobre ele, ou seja, precisamos munir-nos de ferramentas para responder às seguintes questões:
• Como evitar situações de estresse durante a elaboração do projeto?
• Quando não for possível evita-las, quais são os recursos necessários para enfrenta-las?
Voltando à minha experimentação, testei algumas abordagens. Depois de repetidos ciclos de tentativa e erro posso dizer que 3 esferas de atuação tendem a gerar resultados eficazes.
1- Planejamento do trabalho
2- Protocolos de trabalho
3- Comunicação eficaz
Vou fazer uma breve explanação sobre cada uma à luz do que trata este texto: “como evitar erros de projeto decorrentes de trabalho executado sob pressão?”.
1- Planejamento do trabalho:
Quando o assunto é evitar erros, esse é um trabalho que já deveria iniciar na orçamentação do projeto, a fim de criar as condições necessárias e obrigatórias para o correto desenvolvimento do projeto ao longo de toda a sua elaboração.
Quando você planeja você cria condições para fazer gestão e para negociação com clientes externos ou internos. Você passa a ter uma referência para poder tomar decisões e para impedir ou minimizar as chances de que situações estressantes ocorram.
Vamos a um exemplo simples, para entender a ideia:
Digamos que você precisa entregar um detalhamento completo até o final da próxima semana. Você planeja, dia a dia, o que precisa ser feito até lá. Se este planejamento for atendido o projeto será entregue dentro da normalidade, sem pressões prejudiciais. Não importa tanto se você acertou precisamente ou não o planejamento, importa que agora você tem uma referência. Se no primeiro ou segundo dia você não conseguir atingir o que havia sido previsto você passa a ter condições de agir ativa e preventivamente, seja para avisar e/ou negociar com o cliente, seja para trabalhar mais horas, seja para colocar mais pessoas para ajudar no projeto, etc.
Você deixa de ser vítima da situação e passa a poder atuar ativamente sobre ela, muito antes dos problemas sérios começarem a acontecer.
O que costuma ser realmente desgastante, na minha experiência de relação com clientes, é deixar para avisá-los que haverá um atraso apenas na última hora. Isso costuma deixa-los realmente nervosos (quando somos clientes isso também é verdade). Já o contrário, quando o alerta ocorre antecipadamente, muito pode ser feito e combinado.
Este foi um exemplo de planejamento num nível micro. Poderíamos olhar do ponto de vista macro, de um escritório de cálculo como um todo, com vários projetos acontecendo simultaneamente. Ter todo esse planejamento dentro de um cronograma único, com todos os projetos acontecendo simultaneamente, é uma arma muito poderosa porque permite gerenciar tudo que está acontecendo de maneira rápida e ágil, mais uma vez servindo de suporte para várias decisões e ações, como por exemplo, comprometer-se realisticamente com entregas junto ao cliente.
Além disso, existem dois outros desdobramentos muito impactantes decorrentes da utilização de um planejamento que funciona:
i) Quando você planeja você consegue começar a medir e a analisar desempenhos, a relação entre o que era esperado e o que realmente aconteceu. Pode começar a atuar para melhorar a performance e qualidade do que você faz. Tudo fica rastreável, passível de análise e implementação de melhorias.
ii) Quando as pessoas precisam seguir um planejamento elas costumam trabalhar extremamente mais focadas. Existe uma meta constante e o atraso fica evidente ao menor sinal de problemas. Estimo, sem medo de errar, que pelo simples fato de existir um planejamento que é levado a sério por todos, a produtividade seja aumentada na razão do dobro de quando não existe planejamento. Tanto em termos de poder ter mais tempo para fazer melhor, quanto em termos de não desperdiçar recursos (esta informação “vale ouro”).
2- Protocolos de trabalho
Durante situações estressantes podemos ter severamente comprometidas as nossas faculdades cognitivas. É nessas horas que precisamos de elementos de apoio, principalmente no que diz respeito ao uso da memória e da realização de ações seguras. Um passo-a-passo que nos conduza pelo melhor caminho pode ser a chave para enfrentar este problema.
Protocolos de trabalho são regras de trabalho que você cria quando está lúcido. São registros escritos, ao acesso de todos, das melhores práticas que você ou sua empresa adotam, que GARANTEM “O QUÊ” E “COMO” AS COISAS DEVEM SER FEITAS. São regras que não poderão ser quebradas, nem por você mesmo, nos momentos de pressão. Elas registram e condensam as suas experiências e melhores práticas. Se qualquer pessoa da empresa tiver uma dúvida sobre o quê ou como proceder, é lá que ela deverá encontrar respostas.
Nessas circunstâncias quebrar uma regra de trabalho voluntariamente deixa de ser “um erro” para ser uma “violação”, isso sim, inadmissível.
Protocolos de trabalho são regras de trabalho que você cria quando está lúcido. São registros escritos, ao acesso de todos, das melhores práticas que você ou sua empresa adotam, que GARANTEM “O QUÊ” E “COMO” AS COISAS DEVEM SER FEITAS. São regras que não poderão ser quebradas, nem por você mesmo, nos momentos de pressão. Elas registram e condensam as suas experiências e melhores práticas. Se qualquer pessoa da empresa tiver uma dúvida sobre o quê ou como proceder, é lá que ela deverá encontrar respostas.
Nessas circunstâncias quebrar uma regra de trabalho voluntariamente deixa de ser “um erro” para ser uma “violação”, isso sim, inadmissível.
O fato de existir um registro escrito das regras de trabalho permite que outro fato, também muito importante, possa acontecer: o aperfeiçoamento dos protocolos. O registro escrito passa a ser uma base para constante evolução, uma vez que fica ao acesso de todos e pode ser melhorado. Uma melhoria, um aprendizado, a implantação de uma nova técnica, ficam automaticamente acessíveis a todos quando os protocolos são atualizados, permitindo um crescimento e aprendizado conjunto de toda a empresa.
Muitas pessoas quando são apresentadas a este princípio logo pensam em problemas, em engessamento e burocracia. Não é este o objetivo. Regras que estão engessando ou que não são úteis precisam ser corrigidas ou eliminadas.
Destaco alguns tipos de protocolos que considero MUITO relevantes:
- Listas de Verificação Obrigatórias.
- Padronização:
- de plantas
- de memória de cálculo
- de relatórios
- de detalhes padrão
- de programas de cálculo
- de procedimentos de trabalho
- de concepção
- de cálculos específicos
- de análise
- de revisão
- de detalhamento
- de aprovação de projeto
- de envio de projeto
- de relacionamento com o cliente
- de reuniões
- de resolução definitiva de problemas do dia-a-dia
As listas de verificação reduzem enormemente o nível de ansiedade de quem faz projeto. Você não precisa utilizar a sua memória mental para ficar lembrando de tudo que precisa ser checado, basta consultar a lista item-a-item. Você sente-se seguro e confiante ao utilizá-las. Sobra espaço mental para questões onde a engenhosidade é necessária.
Listas assim, ao acesso de todos, são de uma riqueza que eu só entendi vendo, utilizando e aperfeiçoando. Um estagiário ou um jovem engenheiro, por exemplo, que tome contato com estas listas, em minutos, passa a ter acesso ao que há de mais relevante no seu trabalho, coisas que às vezes ele precisaria passar uma vida inteira para perceber.
Toda vez que você enfrenta um problema (e identifica as suas causas) passa a ser uma oportunidade para enriquecer as suas listas de verificação, de maneira a evitar que o problema se repita no futuro.
3- Comunicação
Quando fui investigar a causa dos problemas atribuídos à "pressão do prazo" descobri uma gama de outros problemas. Por exemplo:
- o problema não era “falta de tempo”. Mesmo com tempo extra, problemas de todo gênero persistiam: conceituais, de falta de atenção, de falta de revisão, etc.
- na relação engenheiro-superior havia dificuldade do engenheiro para se posicionar sobre a sua insegurança em relação ao projeto, tinham dificuldade para defender seus pontos de vista ao pleitear prazos.
- também vacilavam ao expor seus problemas e pedir ajuda ao seu superior para resolverem juntos.
- tinham dificuldades para planejar sua tarefa de maneira a perceber com antecedência os possíveis contratempos.
- não utilizavam um planejamento para expor seus anseios de prazo ao seu superior.
- os engenheiros não tinham instruções claras sobre como fazer e como revisar o próprio trabalho
- a relação superior x engenheiro era repleta de reticências.
Isso evidencia diversas falhas de comunicação. Comento 3 tipos mais comuns:
A primeira dificuldade é a comunicação que travamos conosco mesmos, a maneira como explicamos para nós mesmos as causas dos problemas. Na falta de um processo de análise mais preciso e profundo chegamos prematuramente à conclusões que podem não ser as verdadeiras causas dos problemas.
O segundo problema de comunicação: a inexistência de regras claras. Exemplo do que chamaria de regra clara:
“Se você não está seguro sobre o projeto, dane-se o prazo. Em hipótese alguma será admitido entregar um projeto sem a convicção de que está correto ou sem a execução dos procedimentos de segurança obrigatórios”. Parece óbvio, mas no calor da batalha muita coisa deixa de ser óbvia.
O terceiro problema de comunicação diz respeito à liderança da equipe. A curto prazo costuma ser muito mais fácil “exigir e ordenar” do que ensinar liderados. Se o líder não criar condições para que as pessoas falem livremente, sem medo, de maneira a sentirem-se ouvidas, dificilmente nascerá uma relação de confiança entre ambos. Um líder que não quer ouvir ou ajudar a resolver problemas forçará os liderados a deixarem suas angústias para o momento onde pouca coisa poderá ser feita.
Para a minha equipe, por exemplo, eu dizia algo mais ou menos assim: "Discordem de mim", "Teimem comigo", "Não preciso de gente só pra concordar comigo, se fosse para só concordar comigo poderiam ser outras pessoas", "Se vocês tiverem uma vírgula de dúvida sobre qualquer coisa, tranquem o pé, eu autorizo vocês a não deixar ir pra frente nada que não esteja 100%".
Em situações de pressão tendemos a nos sentir pressionados e passar adiante esta pressão, mais um aspecto da perda de lucidez. Nestas horas “liberdade de comunicação” unida “à regras claras” fazem toda a diferença para que ações corretas sejam tomadas e para que se estabeleça uma relação de confiança.
Considerações Finais
O tipo de trabalho que fazemos, por si só, traz embutido uma carga de responsabilidade elevada às tarefas que executamos. Na minha opinião, o simples peso da responsabilidade por inúmeras vidas já seria suficiente para dizer que trabalhamos sob pressão.
Quem já sentiu na pele o drama de trabalhar sob algum tipo de pressão sabe o quanto isso impacta ou o quanto pode impactar no resultado final do trabalho. No entanto, mesmo sabendo disso, continuamos agindo como se nada pudesse ser feito para mudar esse cenário, como se não tivéssemos alternativas, vítimas de um sistema perverso. Isso nada mais é do que mais um aspecto da Condição Humana de agir. Nosso piloto automático está programado para agir assim.
Por alguma razão, possivelmente cultural, acreditamos que o fato de existir um profissional que assina o projeto, até mesmo com muita experiência, é suficiente para garantir a segurança de um projeto. Acreditamos ainda que se outra pessoa revisar o que o primeiro fez, que isso será suficiente... Sem dúvida ajuda, mas até mesmo o revisor continua sendo um Ser Humano, que inclusive pode incorrer nos mesmos erros que o autor do projeto. Isso continua sendo “tratar o sintoma do problema”, enquanto as verdadeiras causas dos erros continuam à espreita de todos. Enfrentar o problema significa atuar para “fazer certo”.
Insisto em afirmar que esta é uma área pouco explorada e com potencial imenso, não apenas sob a ótica da “Segurança do Projeto”, mas também em termos de:
a) Aumento de Produtividade e de Qualidade
b) Satisfação no trabalho
c) Satisfação do cliente
d) Redução de retrabalhos
São conhecimentos que já estão disponíveis há bastante tempo, mas para acessá-lo precisamos colocar um pouco de lado as questões técnicas, talvez nossas paixões, e utilizar “nossos talentos” estrategicamente para melhorar “o jeito” como fazemos projeto.
Abraço!
Lucas Ramires
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Lucas Ramires:
Engenheiro Estrutural, Professor e Coach. Um apaixonado por Educação, Análise Crítica de Estruturas e pela oportunidade de fazer uma contribuição real para a comunidade técnica. Trabalho há 17 anos com Engenharia Estrutural e já fiz algo que é o sonho de muitos engenheiros: analisei em profundidade cálculo e detalhamento de mais de 10 milhões de m² de Estruturas Reais. Estou aqui para somar e para compartilhar um pouco do que aprendi!
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Engenheiro Estrutural, Professor e Coach. Um apaixonado por Educação, Análise Crítica de Estruturas e pela oportunidade de fazer uma contribuição real para a comunidade técnica. Trabalho há 17 anos com Engenharia Estrutural e já fiz algo que é o sonho de muitos engenheiros: analisei em profundidade cálculo e detalhamento de mais de 10 milhões de m² de Estruturas Reais. Estou aqui para somar e para compartilhar um pouco do que aprendi!
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