Encontrei a causa-raiz do problema!... Foi o pensamento que me ocorreu quando entendi o que realmente estava por trás do problema dos erros de projeto que eram atribuídos à “falta de atenção”.
Ironicamente, apesar de parecer óbvio agora, hoje me dou conta que passei muito tempo tentando combater o problema errado. Na verdade estava combatendo uma ILUSÃO...
Nas minhas auditorias eu acabei detectando erros de toda natureza. A grande maioria deles tratava-se de erros conhecidos, ou seja, eram erros que o autor do projeto imediatamente os reconhecia “como erros” ao visualizá-los e que, se os tivesse notado, não os teria deixado passar. Estava ao alcance dele detectá-los e resolvê-los antes de dar o trabalho por concluído.
Exemplos simples (e potencialmente graves) de problemas dessa natureza:
- quantidade, bitola, espaçamento ou comprimento errados de armaduras
- posicionamento incorreto de armaduras
- esquecimento ou lançamento incorreto de cargas
- vinculação incorreta de elementos
- flechas acima do limite
- pilares calculados com um fck e detalhados com outro fck (a menor)
- consideração incorreta do comprimento de flambagem de pilar (considerar pé-direito simples quando na verdade deveria ter sido considerado pé-direito duplo)
- esquecer de checar a alteração de cargas na fundação após efetuar uma alteração estrutural no projeto
- copiar o detalhamento de um pavimento para outro “imaginando” que deveriam ser iguais
- alojamento impossível de armaduras
- entre outros (muitos outros)
Muita gente comete esse tipo de erro. Aparentemente, e isso é apenas uma impressão, os engenheiros mais experientes cometem menos erros dessa natureza, mas ainda assim os cometem (talvez menos porque já erraram muito...).
Então eu perguntava aos autores do projeto: “por que esse erro aconteceu?”
Duas respostas ocorriam com muita (MUITA) frequência:
1- O problema aconteceu devido à “falta de atenção”.
2- O problema aconteceu porque o prazo estava muito apertado (falarei especificamente sobre isso em outro artigo).
Como assim “falta de atenção”? O que é “falta de atenção”? O que você faz para resolver o problema de “falta de atenção” para que ele não volte a acontecer? Eu não tinha a menor ideia de como resolver isso...
Houve quem atribuísse o problema de falta de atenção aos prazos muito apertados, afirmando que devido à pressa da entrega algumas coisas acabavam passando. É relativamente óbvio que um prazo insuficiente compromete a qualidade do trabalho. Mas o que seria um prazo suficiente? Será que um prazo maior eliminaria os erros?
Fiz testes para checar esta hipótese e o resultado foi que, mesmo com prazos dilatados, os problemas continuavam acontecendo. Não conseguia perceber melhora significativa. Mesmo com prazo extra os engenheiros tinham dificuldade para detectar os próprios erros. O problema além de persistir me parecia ainda mais complicado.
Fiz testes para checar esta hipótese e o resultado foi que, mesmo com prazos dilatados, os problemas continuavam acontecendo. Não conseguia perceber melhora significativa. Mesmo com prazo extra os engenheiros tinham dificuldade para detectar os próprios erros. O problema além de persistir me parecia ainda mais complicado.
Também houve quem atribuísse os problemas de "falta de atenção" ao acompanhamento ineficaz de um supervisor experiente.
Para testar essa outra hipótese cheguei a colocar alguns dos engenheiros mais experientes da minha própria equipe acompanhando de perto o desenvolvimento de alguns trabalhos e depois auditei esses trabalhos. O resultado foi inacreditável: os erros persistiam!
O que realmente estava acontecendo:
A verdade é que os engenheiros não sabiam dizer exatamente o que os havia levado a deixar esses erros acontecerem.
Eles não se lembravam do momento exato em que eles haviam ocorrido. Em resumo, eles não sabiam informar a causa do problema e, diante da necessidade de precisar dar uma resposta, o mais próximo da verdade que conseguiam chegar era cogitar se tratar de “falta de atenção” ou “pressão do prazo”.
Sentia-me de mãos atadas.
Não adiantava nada (e não adianta mesmo), por exemplo, solicitar a alguém que preste MUITA ATENÇÃO no cálculo e detalhamento de uma viga de transição. Se esta pessoa não souber precisamente COMO FAZER E COMO REVISAR O PRÓPRIO TRABALHO ela estará sujeita a uma possibilidade enorme de falha.
A “Atenção”, a capacidade de não se deixar levar por distrações e manter a concentração em um mesmo foco, é uma habilidade humana com alcance limitado. Até pode ser treinada e aperfeiçoada, mas como faria isso em larga escala?
Eu me questionava: Como, sabendo que a Atenção é uma habilidade com alcance limitado, poderia atuar de maneira a evitar esse tipo de erro?
************
Em busca de respostas, nessa época acabei estudando diversos assuntos que mudaram a minha percepção sobre comportamentos humanos, gerenciamento de processos, de recursos, de qualidade, produtividade, etc.
Esse tipo de conhecimento provocou uma guinada na minha vida e, consequentemente, na minha forma de trabalhar com projetos e de auxiliar engenheiros que trabalham com projetos.
Se eu não estivesse com esse desafio em mãos provavelmente nunca adentraria por estes caminhos, estaria fazendo projetos da maneira como aprendi e como sempre fiz, com todos os vícios, riscos e limitações que isso implica.
Especificamente sobre o assunto deste artigo, citarei 3 temas de estudo que FORAM DECISIVOS para chegar à conclusão sobre a causa dos problemas atribuídos à “falta de atenção”:
1- O Modelo Toyota de Melhoria Contínua
Ainda citarei muitos aspectos desse modelo de trabalho, mas no tema de hoje gostaria de falar sobre a atenção especial que a Toyota e seus colaboradores aprenderam a dedicar aos erros, falhas ou problemas.
As falhas são tratadas como tesouros. Representam tremendas oportunidades de melhoria para agregar ainda mais valor ao produto, ao processo, às pessoas e a empresa. Para resolver um problema de maneira definitiva há que se atuar no processo como um todo e na causa-raiz dos problemas. Exige tempo, dedicação, colaboração e persistência, mas os resultados são extremamente significativos, não apenas para o produto, mas também para a cultura da empresa que aprende a crescer e se aprimorar com os próprios problemas.
Só lendo as histórias para entender o quão profundo é isso...
Uma das que mais gosto é a da linha de produção de automóveis. Imagine você detectar um problema enquanto a linha está em movimento. Você tentaria paralisar a linha de montagem para resolver o problema? Nesse sistema você é parabenizado por apertar um botão e paralisar TODA A LINHA PARA RESOLVER O PROBLEMA (No ocidente há relatos de funcionários que acidentalmente morreram sobre a linha de produção e ainda assim a linha não parou, havia uma premissa de que a linha não poderia parar e que os erros seriam reparados apenas no final).
Você consegue imaginar a importância que eles dão ao “produzir certo”, “eliminar desperdícios” e ao “produzir melhor”? À melhoria contínua?
Imagine como seria elaborar um projeto dentro de uma filosofia parecida, um melhor que o outro, aprendendo com os erros e acertos, ganhando produtividade, segurança, reduzindo drasticamente o número de falhas e retrabalhos.
Enfim, esse é um tema bastante inspirador e riquíssimo de insights para quem aspira produzir mais e melhor.
Para quem se interessar sugiro a leitura do livro: O Modelo Toyota de Liderança Lean - Como Conquistar e Manter A Excelência Pelo Desenvolvimento de Lideranças. Autores: Jeffrey K. Liker e Gary L. Convis. Você verá em detalhes como eles desenvolvem suas lideranças e como os ensinam a “resolver problemas”.
2- Gerenciamento da Rotina do trabalho do dia-a-dia
Este é o título de um livro muito famoso do Vicente Falconi. É um livro muito simples e prático para estudar e aprender junto com a sua equipe. Daqui tirei insights belíssimos sobre como resolver problemas de maneira definitiva, padronização e gestão de equipes. Também aborda temas fundamentais sobre a gestão e administração de um negócio, qualquer que seja.
3- Desenvolvimento de habilidades comportamentais
Um assunto que se apresentou à minha frente na busca pelo aprimoramento de habilidades comportamentais foi o Processo de Coaching. Achei tão interessante que fiz formação na área.
É um tema relativamente novo que teve início no meio esportivo, no desenvolvimento de atletas de alto desempenho, e que posteriormente migrou para o meio corporativo.
Um alto executivo, por exemplo, sabe que a maneira como ele pensa ou se comporta no ambiente corporativo pode influenciar drasticamente o resultado do seu negócio.
O Coaching tem florescido neste meio, auxiliando profissionais a atingir seus resultados através do aprimoramento de habilidades comportamentais. Foco, concentração, comunicação, liderança, planejamento, disciplina, determinação, manter a calma sob pressão, gerenciamento de conflitos, etc., são habilidades que podem ser treinadas e aprimoradas de maneira extremamente rápida e eficaz (pra mim como engenheiro, tomar contanto com esse tipo de assunto, foi como descobrir a “matemática” do comportamento humano, inclusive passei a trabalhar com isso atendendo pessoas).
************
Voltando ao assunto, todos esses elementos, as tentativas de solucionar o problema, as coisas que não funcionaram e as discussões que eu travava com todos os envolvidos acabaram me conduzindo à solução do enigma.
A resposta nasceu da observação do trabalho de engenheiros que raramente cometiam esse tipo de erro.
O que eles faziam de diferente? Tinham algum talento especial?
Só de chegar perto do local de trabalho dessas pessoas já dava para notar como elas se diferenciavam. Tudo limpo e organizado. O oposto ocorria no local de trabalho das pessoas que mais erravam.
Indo direto ao ponto então:
A solução do enigma das causas dos erros atribuídos a “falta de atenção” estava no MÉTODO DE TRABALHO. As pessoas que erravam menos trabalhavam de uma maneira que reduzia muito a chance de que erros dessa natureza acontecessem.
Esta METODOLOGIA DIFERENCIADA de trabalho podia ser percebida no seu ambiente físico de trabalho, no ambiente virtual, no planejamento do seu trabalho e até mesmo na sua forma de pensar e refletir sobre o trabalho.
Resumo do que elas faziam de diferente:
a) Mantinham o local de trabalho (físico e virtual) limpo e organizado;
b) Registravam tudo que consideravam relevante ao trabalho em anotações à parte, para não se esquecer de nada, e iam fazendo “checks” à medida que progrediam;
c) Compreendiam exatamente qual seria o produto do seu trabalho, o que precisamente deveriam entregar ao cliente;
d) Certificavam-se de que conseguiriam fazer todo o trabalho ou se precisariam de ajuda em algum momento;
e) Checavam se tinham toda a informação necessária para fazer o trabalho antes de inicia-lo;
f) Planejavam detalhadamente a sequencia de trabalho antes de inicia-lo;
g) Planejavam como iriam revisar o trabalho após a conclusão do mesmo: o quê e como revisariam. Faziam-se perguntas como por exemplo: “o quê, em hipótese alguma posso esquecer de revisar ao concluir esse trabalho?”;
h) O mais breve possível faziam um levantamento realista do tempo de trabalho necessário para fazer o que seria necessário e, caso necessário, logo negociavam novo prazo com superiores (ou solicitavam orientação sobre como fazer para encaixar o prazo).
i) Executavam o trabalho passo-a-passo conforme planejado.
j) Sempre imprimiam seus trabalhos e os revisavam com muito cuidado, marcando com uma cor tudo que estava correto e verificado, com outra cor o que estava errado e com uma terceira cor o que já havia sido corrigido.
Repare quanta coisa era feita antes de iniciar o trabalho propriamente dito. Nada de sair fazendo “de qualquer jeito”.
Um engenheiro certa vez me disse algo que achei genial: “Lucas, antes de iniciar o trabalho, já tendo o prazo normal em mãos, eu me pergunto ‘o que precisaria fazer de diferente para conseguir fazer esse trabalho na metade do tempo?’ Isso não me faz reduzir o tempo pela metade, mas me ajuda a identificar maneiras mais inteligentes de elaborar o mesmo trabalho, pensar fora da caixa, e frequentemente me ajuda a concluir o trabalho antes do prazo original.” Normalmente não paramos para pensar assim, é uma questão de hábito.
Outra questão que outro engenheiro se fazia e que também passei a adotar: “qual seria a sequencia ideal de ações para realizar esse trabalho, de maneira que pouco ou nenhum erro venha a acontecer?”. Isso faz com que você repense e aprimore a sua sequencia tradicional de trabalho. É você usando sua inteligência e perspicácia a seu favor. Normalmente costumamos guardar essas habilidades apenas para o aspecto técnico do nosso trabalho.
Esse mesmo engenheiro me ensinou o método que ele utilizava para fazer quase qualquer trabalho com projeto (letras “f”, “g” e “i” listadas anteriormente). É um método que reduz drasticamente a chance de que ocorram erros de “falta de atenção”. Consiste em planejar e padronizar sequencias simples de trabalho. Veja o exemplo a seguir.
Exemplo didático (e simples) de aplicação de técnica para evitar erros atribuídos à "falta de atenção"
Como você realizaria esse trabalho?
Com a técnica que testei e que funcionou você faria o seguinte:
1- Planejar uma sequencia inteligente de trabalho.
O objetivo aqui é estabelecer uma sequencia lógica e inteligente de revisão tendo em mente o seguinte: quando for executar o trabalho farei APENAS UMA COISA POR VEZ AO LONGO DE TODA A REVISÃO DA PLANTA e a etapa seguinte será facilitada pela etapa anterior.
a. Checar se todos os pilares estão com a numeração correta
b. Checar se todos os pilares estão com as dimensões informadas corretamente
c. Checar se todas as variações de seção de pilares estão corretamente indicadas
d. Checar se o pilar está na mesma posição do pavimento inferior (se não ocorreram deslocamentos acidentais de prumada)
e. Checar se todas as vigas estão com os nomes corretos
f. Checar se todos os trechos de vigas estão com seções corretamente indicadas
g. Verificar se todas as furações estão corretamente indicadas e posicionadas
h. Verificar se todas as vigas estão cotadas
i. Verificar se todos os pilares estão cotados
j. Verificar se os desníveis estão corretamente indicados
k. Etc. (não foi o objetivo aqui apresentar toda a lista de revisão)
2- Executar o planejamento (aqui está a grande sacada da técnica)
Se o primeiro item da lista de verificação for “checar se todos os pilares estão com a numeração correta”, a única coisa que farei nessa etapa será revisar a numeração de pilares de toda a planta.
Só partirei para o item seguinte da lista depois de ter checado todas as numerações de pilares de toda a planta (lembre-se de sempre ir marcando na planta os itens revisados). O próximo item será checado da mesma maneira e assim sucessivamente até concluir todos os itens.
Fazer o trabalho dessa maneira padroniza e especializa o “seu olhar” na revisão. Seu foco estará direcionado para uma única coisa ao longo de toda a checagem do item, isso reduz muito a possibilidade de distrações e você fica melhor à medida que avança.
A maioria das pessoas que conheci (inclusive eu fazia assim) quando pega uma trabalho de revisão pra fazer acaba olhando isoladamente “para regiões da planta” e olhando “para várias coisas ao mesmo tempo”. Isso dispersa o foco e pode dar uma falsa impressão de que TUDO foi revisado – a famosa “passada de olhos”.
Outra coisa, trabalhar assim tem VÁRIAS vantagens adicionais:
- costuma ser muito mais rápido do que de outra maneira, principalmente porque você não fica perdido em meio a inúmeros itens de revisão.
- você fica mais tranquilo e com “menos coisas na cabeça”. Se a sua lista for realmente boa, segui-la do início ao fim, religiosamente, irá GARANTIR que tudo que precisa ser checado foi checado.
- se você construiu uma lista de verificação você pode compartilhá-la com outras pessoas e aprimorá-la a partir da experiência delas. Fatalmente, quando elas forem utilizá-la dirão algo mais ou menos assim: isso eu faço diferente, aquilo eu reviso de tal maneira, etc.
- quando erros voltarem a acontecer duas coisas passam a ser possíveis: 1- o rastreamento do ponto de falha e 2- você passa a poder aprimorar a sua lista incluindo novas rotinas de checagem
- quando precisar ensinar alguém a revisar você apenas precisará indicar para esta pessoa como revisar utilizando a mesma lista.
- o nível de ansiedade ao realizar um trabalho reduz drasticamente porque você sabe que não esquecerá de nada. É como se você abrisse espaço na sua mente para focar no que é importante, uma coisa por vez.
Essa técnica pode ser extrapolada para outras atividades. Eu passei a utilizá-la para praticamente tudo: concepção de projetos, detalhamentos de projeto, realizar CQP’s, revisar modelos de cálculo e detalhamentos, etc.
Num primeiro momento pode parecer difícil implantar algo assim, mas o fato é que você já faz isso de alguma maneira, talvez apenas verbal ou mental e não tão parametrizada.
Quando precisei implantar esta metodologia no trabalho com muitos engenheiros, criei checklists mínimos obrigatórios para todo tipo de trabalho. Ocorreu uma melhoria expressiva na redução de erros de cálculo ou detalhamento. Alguns tipos de erros praticamente desapareceram. Quando voltavam a ocorrer normalmente era porque a lista de verificação não havia sido rigorosamente cumprida.
Métodos de trabalho adicionais que auxiliam muito no combate aos erros por falta de atenção:
Organizacionais:
- ter uma pessoa (diferente do engenheiro que elabora o projeto) dedicada ao atendimento ao cliente, para fazer e receber ligações, para marcar reuniões, solicitar informações, etc. Normalmente esse tipo de atendimento tira o foco de quem está elaborando o projeto se ele também precisar fazer isso.
- ter uma pessoa com a função de preparar o trabalho antes do mesmo iniciar. Agiliza muito o processo e, diversas vezes, impede que trabalhos ainda não prontos para iniciar sejam levados a cabo.
- dividir o projeto em tarefas e gerenciá-los de maneira macro, juntamente com todos os projetos do escritório. Isso se reflete em trabalho planejado e redução do nível de ansiedade dos colaboradores e melhora muito a capacidade de gerenciamento do escritório (falarei mais sobre isso no próximo artigo).
Operacionais:
- deixar quem faz projeto subordinado a apenas uma pessoa (isso melhora muito a comunicação e organização do trabalho).
- cada pessoa só faz um trabalho por vez e só vai para o próximo trabalho depois de concluído o primeiro.
- o supervisor deve ter a preocupação de “educar” o liderado, não simplesmente apontar os erros para serem corrigidos. Normalmente demora mais, mas a longo prazo trata-se de um investimento.
- estabelecer regras e valores claros de trabalho. De maneira que o liderado saiba exatamente o que fazer em caso de dúvida, incerteza, prazo apertado, como revisar o próprio trabalho, etc. Um exemplo de regra que utilizei e deu muito bom resultado foi a de que todas as plantas deveriam ser plotadas para revisão (a história de revisar na tela só funciona bem para algumas poucas pessoas).
Considerações finais:
Se você tem precisado enfrentar o problema de “falta de atenção”, pare e reflita sobre o seu MÉTODO DE TRABALHO.
A “falta de atenção” pode ser uma “falta de metodologia eficaz de trabalho”. Experimente fazer algo parecido com o exemplo anterior, estabelecendo uma sequencia teoricamente ótima e simplificada de trabalho, fazendo uma única coisa por vez do início ao fim do trabalho.
O resultado de elaborar listas de verificação para todo tipo de trabalho foi revolucionário. Obviamente não foi fácil nem perfeito, mas foi algo que realmente representou um salto de melhoria. Experimente fazer uma com algum trabalho que mais costuma dar problema e você verá os resultados. Eu passei a não conseguir fazer mais nada sem um planejamento prévio e sem uma lista de verificação, mesmo que construídos na hora e mesmo que não fossem perfeitos.
Abraço!
Lucas Ramires
Deixe seu comentário abaixo!
Lucas Ramires:
Engenheiro Estrutural, Professor e Coach. Um apaixonado por Educação, Análise Crítica de Estruturas e pela oportunidade de fazer uma contribuição real para a comunidade técnica. Trabalho há 17 anos com Engenharia Estrutural e já fiz algo que é o sonho de muitos engenheiros: analisei em profundidade cálculo e detalhamento de mais de 10 milhões de m² de Estruturas Reais. Estou aqui para somar e para compartilhar um pouco do que aprendi!
[Saiba mais]
Engenheiro Estrutural, Professor e Coach. Um apaixonado por Educação, Análise Crítica de Estruturas e pela oportunidade de fazer uma contribuição real para a comunidade técnica. Trabalho há 17 anos com Engenharia Estrutural e já fiz algo que é o sonho de muitos engenheiros: analisei em profundidade cálculo e detalhamento de mais de 10 milhões de m² de Estruturas Reais. Estou aqui para somar e para compartilhar um pouco do que aprendi!
[Saiba mais]
Deixe sua Contribuição!